Digitalización de las pymes: la oportunidad que Colombia todavía no aprovecha por completo

Un análisis de ANIF identificó la adopción de herramientas digitales como uno de los caminos para elevar la productividad y el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. El reto no consiste únicamente en comprar tecnología, sino en utilizarla para resolver problemas concretos de operación, ventas y gestión.

Las pequeñas y medianas empresas cumplen un papel decisivo en la economía colombiana, pero todavía enfrentan dificultades para convertir su importancia en mayores niveles de productividad, crecimiento y capacidad de inversión.

En su análisis “Retos y oportunidades de las Pymes”, publicado en diciembre de 2021, la Asociación Nacional de Instituciones Financieras, ANIF, señaló que las pequeñas y medianas empresas aportaban cerca del 65% del empleo y el 35% del Producto Interno Bruto del país.

El documento también destacó que más del 90% de las firmas colombianas correspondían a microempresas, un segmento que suele operar con estructuras pequeñas, flujos de caja variables y una capacidad limitada para financiar procesos de transformación tecnológica.

Aunque estas cifras corresponden al contexto analizado por ANIF en 2021, el problema de fondo continúa siendo relevante: una parte considerable del tejido empresarial colombiano todavía necesita fortalecer sus capacidades digitales, financieras y de gestión.

La digitalización puede convertirse en una herramienta de crecimiento

ANIF identificó la adopción de herramientas digitales como uno de los mecanismos con mayor potencial para impulsar el crecimiento de las pymes.

La transformación digital puede ayudar a una empresa a organizar mejor su información, controlar sus costos, aumentar sus canales de venta y reducir el tiempo que sus equipos destinan a tareas manuales.

Sin embargo, digitalizar una empresa no significa simplemente adquirir un programa, abrir una cuenta en una plataforma o incorporar una herramienta de moda.

El verdadero valor aparece cuando la tecnología se conecta con un problema concreto del negocio.

Una pyme puede comenzar su proceso de digitalización al mejorar el control de inventarios, automatizar la facturación, organizar la información de sus clientes, centralizar los pedidos o medir con mayor precisión sus ingresos y gastos.

Las brechas son mayores entre las empresas más pequeñas

Las grandes compañías suelen contar con equipos especializados, presupuestos de innovación y estructuras que les permiten probar nuevas tecnologías sin comprometer su operación.

Para una micro o pequeña empresa, la situación es diferente.

La inversión tecnológica compite con obligaciones inmediatas como el pago de la nómina, los arriendos, los proveedores, los impuestos y la compra de materias primas.

Por esta razón, muchas mipymes posponen sus procesos de digitalización o terminan adquiriendo herramientas que no se integran con sus necesidades reales.

El reto no es únicamente económico. También existen barreras relacionadas con la falta de formación, el desconocimiento de las soluciones disponibles y la dificultad para determinar qué proceso debe intervenirse primero.

La Encuesta MiPyme de ANIF continúa incluyendo la digitalización entre los asuntos necesarios para comprender las características, retos y oportunidades de este segmento empresarial.

Construcción y otros sectores enfrentan una brecha tecnológica

El análisis de ANIF hizo énfasis en el sector de la construcción, donde las pymes tienen una participación importante y deben coordinar actividades como presupuestos, compras, inventarios, cronogramas, contratistas y seguimiento de obra.

Cuando esta información se administra mediante documentos separados, mensajes de WhatsApp, hojas de cálculo desconectadas o registros manuales, aumentan las posibilidades de cometer errores, duplicar tareas y perder control sobre los costos.

La misma situación puede observarse en empresas de comercio, manufactura, alimentos, servicios y confección.

En estos sectores, una herramienta digital sencilla puede ayudar a conocer las existencias disponibles, identificar los productos más rentables, anticipar compras y responder con mayor rapidez a los clientes.

La oportunidad no depende necesariamente de implementar sistemas complejos. En muchos casos, el primer avance consiste en integrar información que ya existe, pero permanece dispersa.

Digitalizar no es comprar software por comprarlo

Uno de los errores más comunes consiste en iniciar la transformación digital por la herramienta y no por el problema.

Una empresa puede contratar una plataforma avanzada y continuar trabajando de la misma manera si sus procesos no están organizados o si el equipo no sabe cómo aprovecharla.

Antes de invertir, el empresario necesita identificar qué actividad consume más tiempo, genera más errores o limita el crecimiento del negocio.

Las preguntas iniciales pueden ser sencillas:

• ¿Dónde se pierde más tiempo durante la semana?

• ¿Qué tarea debe repetirse manualmente?

• ¿Qué información no está disponible cuando se necesita?

• ¿Qué proceso depende únicamente de una persona?

• ¿En qué parte de la operación se producen más errores?

Las respuestas permiten establecer una prioridad y seleccionar una solución tecnológica con un propósito claro.

La transformación digital más útil suele comenzar por lo repetitivo

Para una pyme, el proyecto de digitalización con mayor impacto no siempre es el más visible o sofisticado.

Automatizar la emisión de facturas, consolidar pedidos, enviar recordatorios de pago, actualizar inventarios o clasificar solicitudes de clientes puede generar resultados más rápidos que desarrollar una aplicación compleja.

Estas mejoras reducen la carga operativa y permiten que los trabajadores dediquen más tiempo a actividades comerciales, productivas o de atención.

La tecnología también puede ayudar a disminuir errores y facilitar la toma de decisiones.

Cuando el empresario cuenta con información actualizada sobre ventas, costos, clientes e inventarios, puede reaccionar antes frente a una caída en la demanda, una reducción del margen o un problema de liquidez.

La inteligencia artificial abre una nueva etapa para las pymes

El avance de la inteligencia artificial ha reducido algunas barreras de entrada a la digitalización.

Actualmente, una pequeña empresa puede utilizar herramientas de IA para redactar respuestas, analizar documentos, organizar información, elaborar reportes, clasificar solicitudes y apoyar la atención al cliente.

Sin embargo, incorporar inteligencia artificial sin procesos claros puede multiplicar la desorganización existente.

La empresa necesita definir qué información puede utilizar, quién revisará los resultados, cuáles decisiones requieren supervisión humana y qué datos deben protegerse.

La IA puede convertirse en una herramienta de productividad cuando se integra a un proceso definido y se mide su impacto. No debe entenderse como un reemplazo automático del criterio empresarial ni de las personas.

¿Por dónde debería empezar una pyme?

El primer paso no debería ser comprar una licencia, sino elaborar un mapa básico de la operación.

La empresa puede registrar durante una o dos semanas las tareas que más tiempo consumen, los errores más frecuentes y las actividades que dependen de registros manuales.

Posteriormente, debe elegir un solo proceso para intervenir.

Por ejemplo, si el principal problema es el inventario, la prioridad será contar con un sistema sencillo que permita registrar entradas, salidas y niveles mínimos de existencias.

Si la dificultad está en la atención al cliente, la solución puede comenzar con la organización de contactos, solicitudes y respuestas.

Si el problema es financiero, el esfuerzo debe concentrarse en facturación, flujo de caja, cuentas por cobrar y separación entre los recursos personales y empresariales.

ANIF ha señalado en análisis más recientes que las micro y pequeñas empresas también enfrentan problemas de informalidad, volatilidad del flujo de caja y bajo acceso al financiamiento formal. La organización de la información financiera puede mejorar la capacidad de tomar decisiones y facilitar la relación con el sistema financiero.

La digitalización debe producir un resultado medible

Una herramienta digital debería evaluarse por su capacidad para mejorar un indicador concreto del negocio.

La empresa puede medir si disminuyó el tiempo destinado a una tarea, si redujo errores, si atendió más clientes, si recuperó cartera con mayor rapidez o si logró controlar mejor sus existencias.

Sin una medición, la digitalización puede convertirse en un gasto adicional que no genera cambios en la operación.

El objetivo no es acumular plataformas, sino construir una empresa con mayor capacidad para conocer su información, responder al mercado y tomar decisiones.

La oportunidad pendiente de las pymes colombianas no consiste solamente en acceder a más tecnología. Consiste en aprender a utilizarla para producir mejor, vender mejor y administrar con mayor claridad.

Fuente principal: Asociación Nacional de Instituciones Financieras, ANIF, “Retos y oportunidades de las Pymes”, publicado el 9 de diciembre de 2021. Información complementaria: Encuesta MiPyme ANIF y análisis sobre capacidades y salud financiera de las micro y pequeñas empresas.

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Preguntas frecuentes sobre la digitalización de las pymes

¿Qué es la digitalización de una pyme?

La digitalización de una pyme es el proceso de incorporar herramientas tecnológicas para mejorar actividades como ventas, facturación, inventarios, atención al cliente, administración financiera y análisis de información.

¿Por qué es importante digitalizar una pequeña empresa?

La digitalización puede reducir tareas manuales, disminuir errores, mejorar el control de los costos y facilitar la toma de decisiones. También permite que la empresa responda con mayor rapidez a sus clientes y encuentre nuevos canales de venta.

¿Qué dijo ANIF sobre la digitalización de las pymes?

ANIF identificó la adopción de herramientas digitales como uno de los mecanismos que pueden impulsar el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas. El análisis destacó la necesidad de fortalecer la productividad y cerrar las brechas frente a las empresas de mayor tamaño.

¿Las pymes aportan el 65% del empleo en Colombia?

En un análisis publicado por ANIF en diciembre de 2021, la entidad indicó que las pequeñas y medianas empresas aportaban alrededor del 65% del empleo y el 35% del PIB. Estas cifras corresponden al contexto y las fuentes empleadas en ese documento.

¿Cuál es el primer proceso que debería digitalizar una pyme?

La empresa debería comenzar por el proceso que consume más tiempo, genera más errores o afecta directamente sus ingresos. Puede tratarse del inventario, la facturación, la atención al cliente o el control financiero.

¿Una pyme necesita una gran inversión para digitalizarse?

No necesariamente. Existen herramientas de bajo costo que permiten organizar procesos básicos. Lo importante es seleccionar una solución acorde con la necesidad de la empresa y evitar adquirir tecnología que no será utilizada.

¿Qué herramientas digitales puede utilizar una pyme?

Una pyme puede utilizar sistemas de facturación electrónica, control de inventarios, gestión de clientes, comercio electrónico, almacenamiento en la nube, análisis de datos, automatización e inteligencia artificial.

¿Cómo puede la digitalización reducir los costos de una empresa?

Puede disminuir el tiempo destinado a tareas repetitivas, reducir errores, mejorar la planificación de compras, facilitar el seguimiento de pagos y evitar pérdidas por falta de información.

¿Cómo puede una pyme medir si la transformación digital está funcionando?

La empresa puede comparar indicadores como tiempo de respuesta, número de errores, ventas, recuperación de cartera, rotación del inventario, costos operativos y horas destinadas a tareas administrativas.

¿Qué riesgos tiene la digitalización para una pequeña empresa?

Los principales riesgos son comprar herramientas innecesarias, no capacitar al equipo, depender de un proveedor, exponer información sensible o automatizar procesos que todavía no están organizados.

¿Cómo puede usar inteligencia artificial una pyme?

Puede emplearla para redactar contenidos, organizar documentos, analizar información, preparar reportes, clasificar solicitudes y apoyar la atención al cliente. Los resultados deben ser revisados por una persona responsable.

¿La inteligencia artificial reemplaza la transformación digital?

No. La inteligencia artificial es una herramienta dentro de un proceso más amplio. Para aprovecharla, la empresa necesita información organizada, procesos claros, responsables definidos y criterios de supervisión.

¿Qué sectores pueden beneficiarse más de la digitalización?

Comercio, construcción, manufactura, alimentos, confección y servicios pueden obtener beneficios importantes al mejorar el control de inventarios, pedidos, costos, clientes, cronogramas y procesos administrativos.

¿Qué apoyo necesitan las pymes para avanzar en digitalización?

Necesitan acceso a capacitación, asistencia técnica, financiamiento, conectividad y soluciones adaptadas a su tamaño. También requieren acompañamiento para identificar los procesos que deberían intervenir primero.